“Alleen op onze polikliniek Cardiologie werden ECG’s al digitaal vastgelegd. Patiënten komen daar gepland, op afspraak. Doordat het ECG aan die afspraak werd gekoppeld, kwam het direct digitaal in het juiste elektronisch patiëntendossier”, vertelt Pieter.
Op de Spoedeisende Hulp (SEH) worden ook ECG’s gemaakt, maar patiënten komen daar op elk moment binnen. Die ECG’s zijn dus ongepland. De oplossing van Cardiologie werkte daar niet. Er werd veel geprobeerd om die ook geschikt te maken voor de SEH en andere afdelingen, zoals de OK en de Intensive Care, maar dat lukte niet.
ECG’s printen kon écht niet meer
“In de praktijk werden de ECG’s van al die andere afdelingen nog geprint om ze later alsnog in te scannen en toe te voegen aan de juiste dossiers”, vertelt Birgitte. “Dat was behoorlijk arbeidsintensief en leidde tot vertraging, terwijl specialisten de ECG’s snel nodig hadden om ze te beoordelen. Daarnaast was de werkwijze foutgevoelig. Medewerkers brachten printjes door het hele ziekenhuis naar de specialisten die ze nodig hadden. Papieren gingen van hand tot hand met het risico om zoek te raken.”
De urgentie om dit aan te pakken was duidelijk, maar ook extern nam de druk toe. “We kregen vragen van andere ziekenhuizen waarom onze ECG’s nog niet gedigitaliseerd waren om ze makkelijk uit te kunnen wisselen”, zegt Birgitte. “Een patiënt doorverwijzen en met de printjes van zijn eigen ECG op pad sturen, dat kon écht niet meer. De vraag was niet óf we de ECG-workflow ziekenhuisbreed moesten digitaliseren, maar hoe snel?”
Birgitte Bergen, projectleider
Op zoek naar een nieuwe partner
Het Groene Hart Ziekenhuis is trouw aan leveranciers en wilde niet over één nacht ijs gaan. “Toen duidelijk werd dat de oplossing van Cardiologie niet ziekenhuisbreed ging werken, zijn we op zoek gegaan naar een partij die hier wel een oplossing voor had. Zo kwamen we bij Alphatron uit. Zij waren al onze PACS II-leverancier en de samenwerking was goed. De lijntjes waren kort, er was onderling vertrouwen en we konden lezen en schrijven met elkaar. Naast een reëel kostenplaatje is een fijne samenwerking een belangrijke voorwaarde voor ons”, vertelt Pieter.
Ambitieuze wensenlijst
Het ziekenhuis legde een flink pakket aan wensen op tafel. De oplossing moest zowel geplande als ongeplande workflows ondersteunen, op negen verschillende afdelingen. Om versnippering te voorkomen, moest de volledige ECG-workflow binnen het JiveX PACS plaatsvinden. ECG’s moesten oproepbaar zijn vanuit het elektronisch patiëntendossier en door medisch specialisten direct beoordeeld kunnen worden. Ook alle oude ECG’s moesten worden gemigreerd. Tot slot wilde het ziekenhuis een uitgebreide viewer die een compleet patiëntbeeld laat zien, dus ook met onderzoeken buiten de cardiologie.
Grondige voorbereiding met frisse blik
Bij projecten als dit is een uitgebreide impactanalyse een vast onderdeel van de projectmethodiek van Alphatron. Zo is vooraf helder wat de scope is, wat er wordt verwacht en welke randvoorwaarden gelden.
“Voor een grondige impactanalyse is Alphatron bij alle negen afdelingen langsgegaan. Ze hebben de verschillende workflows in kaart gebracht, net als de systemen en apparatuur die gekoppeld moesten worden. Daarnaast werden de gebruikers gevraagd wat hun wensen en verwachtingen waren”, vertelt Pieter. Birgitte vult aan: “Hun externe frisse blik was waardevol. Als je zelf ergens lang werkt, krijg je een blinde vlek voor dingen. De impactanalyse kostte misschien tijd, maar daarmee legden we een belangrijke basis om goed voorbereid te kunnen starten met een duidelijke scope en een reële begroting waardoor er geen grote verrassingen meer ontstonden tijdens het project.”
Pieter Snijder, teamleider applicatiebeheer
Gefaseerde uitrol
Er werd gekozen voor een gefaseerde aanpak van het project. “We begonnen met de SEH. De medewerkers stonden te trappelen, omdat zij de meeste pijn voelden met de oude werkwijze”, legt Pieter uit. “Bovendien was het de meest ongeplande afdeling. Als je daar slaagt, krijg je andere afdelingen makkelijker mee.”
Bij de livegang van de SEH in mei 2025 was Alphatron aanwezig. “We zaten met elkaar op een kamer. Iedereen kon binnenlopen met een vraag en die werd direct beantwoord. Dat gaf veel rust”, herinnert Birgitte zich. “De samenwerking met de mensen van Alphatron was zo collegiaal, dat we soms allebei vergaten dat we een opdrachtgever-leverancierrelatie hadden met afgesproken budgetten”, lacht ze. “Gelukkig konden we het daar dan ook weer over hebben, zodat iedereen er goed uitkwam.”
De implementatie van digitalisering van ECG’s op de SEH verliep succesvol en het enthousiasme verspreidde zich snel. “Andere afdelingen meldden zich spontaan als volgende kandidaat. Het was duidelijk een project waar iedereen op zat te wachten.” Tot en met oktober 2025 waren om de zes weken een of meerdere afdelingen aan de beurt.
Ook Cardiologie stapte graag over
De laatste afdeling die de overstap maakte, was Cardiologie. “Zij voelden niet direct de urgentie om de nieuwe oplossing te implementeren, want zij hadden al een workflow die werkte”, zegt Pieter. “Toch snapten ze dat de overstap in het collectieve belang was. En toen ze zagen hoe enthousiast andere afdelingen waren met de nieuwe oplossing, die bovendien voor de cardiologen meer mogelijkheden bood, wilden ook zij graag overstappen.”
Resultaten die tellen
In iets minder dan een jaar tijd werden meer dan 13.000 ECG’s direct gedigitaliseerd die anders geprint en handmatig verwerkt hadden moeten worden. Daarnaast zijn 58.000 historische studies gemigreerd naar het JiveX PACS. Vanuit het elektronisch patiëntendossier openen zorgverleners de nieuwe viewer, die alle informatie van een patiënt in één overzicht toont, van medische beelden en data tot de historische ECG’s. Cardiologen werken vanuit dezelfde viewer met een ECG Management-module. Hiermee beoordelen ze de onderzoeken, leggen hun bevindingen vast en autoriseren het verslag, zonder de vertrouwde omgeving te verlaten. Dat maakt dat de oplossing past in de workflow van alle afdelingen.
Verder dan techniek
Een belangrijke succesfactor bij het project waren de key-users op elke afdeling. “Zij waren onze ogen en oren op de vloer om te monitoren hoe de overstap in de praktijk uitpakte”, laat Pieter weten. Dankzij goede scholing van Alphatron konden zij zelfs direct kleine aanpassingen doen in het systeem als dat nodig was. “Vergis je niet. Er kwam veel meer kijken bij dit project dan alleen wat PDF’s digitaal maken. De kennis en ervaring van Alphatron was cruciaal om het te laten slagen.”
Birgitte vult aan: “Vaak gaat het bij dit soort projecten alleen over technologie. Alphatron Zorgverbinders gaat verder. Zij kijken naar de mensen die ermee moeten werken en konden alles begrijpelijk uitleggen. Ook voor iemand die niet zo technisch is, zoals ik. Dat werkt verbindend en is waardevol om zo’n groot project samen tot een succes te maken.”
