CIO Robin Hoogduin laat zijn hersens bij Haaglanden Medisch Centrum (HMC) graag kraken over digitale transformatie. Samen met zijn mensen stippelt hij het strategische ziekenhuisbeleid uit rondom digitalisering en ziet hij stevig toe op de realisatie ervan. Onlangs werd een mooie mijlpaal bereikt: de afronding van de implementatie van JiveX Healthcare Content Management van Alphatron Zorgverbinders. Medische data en beelden zijn nu overzichtelijk op één platform te vinden. Waarom koos HMC voor deze oplossing? Hoe verliep de implementatie? En vooral, zijn de gebruikers tevreden?
Robins eerste werkdag bij HMC was 6 jaar geleden, kort na het juridische moment van de fusie tussen de drie Haagse ziekenhuizen Antoniushove, Bronovo en Westeinde. Met de fusie op papier, was de zorg van de drie ziekenhuizen nog verre van geharmoniseerd.
Wat trof je 6 jaar geleden aan bij HMC?
“Een flinke achterstand op het gebied van digitalisering. Technologie wordt vaak als te duur gezien. Dat was bij HMC niet anders en door het fusietraject was de achterstand nog extra opgelopen. Flinke investeringen waren nodig om een digitale inhaalslag te maken. Daar lag niet alleen een schone, maar ook een lastige taak voor mij als CIO. De financiële druk op ziekenhuizen was al groot. Daarbij is sturen op bedrijfsvoering doorgaans niet het sterkste punt van ziekenhuizen. We zijn goed in zieke mensen beter maken, maar dat is echt wat anders dan een optimale inrichting van je interne organisatie.”
Hoe ben je aan die inhaalslag begonnen?
“We moesten vooral aan de slag met de operationele achterstand en zorgen voor logisch samenhangende activiteiten. Dus eerst dat doen wat nodig was voor de fusie. Financieel was dat een ingewikkelde puzzel. Pas daarna kwam er ruimte voor vervolgstappen die pasten bij de strategie van HMC, zoals het implementeren van een Centraal Medisch Beeldarchief. De financiële puzzel daarvoor was nog veel lastiger.” Toch vond je dat dit systeem er moest komen. Hoe heb je dat aangepakt? “Door de organisatie de risico’s en de kansen voor te houden.”
Vertel eerst maar eens over de risico’s.
“Bij het Centraal Medisch Beeldarchief zat ‘m dat vooral in de decentrale opslag van beelden. Die stonden opgeslagen op meer dan 100 losse apparaten verspreid door het hele ziekenhuis. Met alle risico’s van dien, zoals onzekerheid op welk apparaat beelden van patiënten stonden. Onzekerheid over de meest actuele versie van het beeld. En onzekerheid of beeld en patiëntgegevens wel bij elkaar hoorden. De kans op fouten wordt dan te groot. We zagen ook de privacymaatregelen voor toegang tot patiëntgegevens steeds strenger werden. In een decentrale omgeving is het niet te organiseren en controleren dat alleen de arts met een behandelrelatie toegang heeft tot de gegevens van zijn patiënt.”
We zijn benieuwd naar de kansen.
“De risico’s van decentrale opslag maakten meteen duidelijk dat centrale opslag dé grote kans was. Dan weet je namelijk wél waar alles staat. Dan weet je wél of alles klopt. Dan kun je wél privacy waarborgen. De veiligheid neemt enorm toe. Bovendien kunnen onze specialisten veel efficiënter samenwerken als data en beelden centraal worden opgeslagen. Door het koppelen van systemen kunnen we ook handmatig werk overslaan. Dat maakt onze bedrijfsprocessen veel efficiënter.”
Kun je een voorbeeld geven van efficiënter samenwerken?
“Bij een specialisme als oncologie wordt bijvoorbeeld veel samengewerkt in Multi Disciplinaire Overleggen. Verschillende specialisten binnen en buiten het ziekenhuis kijken samen naar een bepaalde casus. Bijvoorbeeld een longtumor. De longoncoloog kijkt door zijn chirurgbril en denkt aan opereren. De radiotherapeut kijkt met een andere bril en kan tot de conclusie komen dat bestraling een uitstekend alternatief is. Dit soort overleggen zijn alleen succesvol als iedereen op elk moment toegang heeft tot de juiste en dezelfde informatie. Daar heb je een centrale plek voor nodig waar al die relevante actuele informatie verzameld en toegankelijk is. Die samenwerking is er tegenwoordig niet alleen binnen ons ziekenhuis, maar doen we ook met andere partners samen. Dit noemen we netwerkzorg en dat groeit sterk in Nederland.”
Dus centrale opslag maakt efficiënte netwerkzorg mogelijk. Zijn er nog meer kansen?
“Zeker. Dan kom ik bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen. We weten dat er niet veel meer geld naar de zorg gaat de komende jaren. We weten ook dat de zorgvraag juist toeneemt en het lastig blijft voldoende personeel te vinden. Willen we aan de zorgvraag blijven voldoen, dan moeten we ergens ruimte creëren. Die mogelijkheid is er bij ingrepen die niet zo ingewikkeld zijn en waar we er veel van doen. Het knippen van amandelen of het plaatsen van buisjes in oren bijvoorbeeld. Lukt het om op een dag meer van deze ingrepen te doen, dan houd je uiteindelijk tijd over voor meer complexe en tijdrovende ingrepen, zoals het verwijderen van een tumor.”
Hoe helpt digitalisering daarbij? Opereren is mensenwerk toch?
“Digitalisering kan administratieve last verminderen. Vroeger moest de arts zelf het pasje van de patiënt checken, het patiëntennummer opzoeken en overtypen in zijn echo-apparaat. Een foutje was zo gemaakt. Dat herstellen is lastig en kost ook weer tijd van alle betrokkenen. Als het echo-apparaat zelf de patiëntenlijst ophaalt inclusief patiëntgegevens en medische data en beelden, dan hoeft de arts alleen maar de patiënt te selecteren, de echo te maken en het beeld wordt direct centraal opgeslagen. Minder handwerk en fouten, meer focus op de kwaliteit van de zorg en de patiënt kan eerder naar huis. Als een specialist slechts een paar patiënten per dag meer kan ‘zien’, dan creëert dat ruimte voor de dag erna, en daarna. De efficiency van zo’n gedigitaliseerd intern proces, biedt echt kansen.”
Wat hadden jullie nodig om die kansen te benutten?
“Een centraal medisch beeldarchief zoals wij dat noemen. Dat is een centraal platform voor beeldmanagement waaraan we onze beeldvormende apparatuur kunnen koppelen en samenwerkt met ons Elektronisch Patiënten Dossier (EPD).”
“ALS EEN SPECIALIST SLECHT EEN PAAR PATIËNTEN PER DAG MEER KAN ZIEN, DAN CREËERT DAT RUIMTE VOOR DE DAG ERNA, EN DAARNA. DE EFFICIENCY VAN ZO’N GEDIGITALISEERD INTERN PROCES BIEDT ECHT KANSEN”
En dat werd de oplossing van Alphatron Zorgverbinders?
“Na een uitgebreid selectieproces hebben we gekozen voor het JiveX Health Content Management (HCM) platform van Alphatron. Via een longlist zijn we tot een shortlist van vijf aanbieders gekomen die allemaal een oplossing hadden die paste bij het grote strategische plaatje van ons ziekenhuis. Vervolgens hebben we een klankbordgroep van medische specialisten gevraagd een keuze te maken.”
Hoe wisten zij waar ze op moesten letten?
“Vooraf hebben we verschillende aspecten vastgesteld. Bijvoorbeeld hoe rijk en breed de oplossing is in functionaliteit. Hoe makkelijk het is om ermee te werken. Ook geld speelde een rol. Ze hebben vervolgens allemaal proefopstellingen kunnen beoordelen en scores kunnen geven voor de verschillende aspecten. Het HCM van Alphatron Zorgverbinders kwam daar als beste uit.”
Wat gaf de doorslag?
“De functionele aspecten van het product van Alphatron waren zo sterk dat we besloten daarvoor te gaan. We hebben niet gekozen voor de goedkoopste oplossing. Het oordeel van de medisch specialisten was doorslaggevend: zij moeten er immers dag-in dag-uit mee kunnen werken.”
Hoe verliep het traject samen met Alphatron?
“Het startschot klonk op 30 november 2020 en het is al die tijd goed verlopen. Je hebt altijd wat noten te kraken in zo’n traject. Bijvoorbeeld over bepaalde functionaliteiten van JiveX. Nu is dat een Duits product van VISUS en Alphatron Zorgverbinders is de systemintegrator. De rol tussen leverancier en klant hebben ze sterk gespeeld. Bijvoorbeeld toen op een enkel onderdeel onze verwachting anders was dan wat we kregen. Alphatron heeft toen samen met VISUS gezorgd dat we het alsnog passend konden krijgen. Onze programmamanager, Eric van Egmond, heeft zeker een paar keer flinke zweetdruppels op z’n hoofd gehad. Dat hoort er nu eenmaal bij. Ik kon daar als opdrachtgever met wat meer afstand naar kijken en heb altijd vertrouwen gehad in een goede afloop.”
Wat zeggen de gebruikers?
“‘Wat een vooruitgang!’, zeggen ze. De architectuur deugt gewoon. Het is zo eenvoudig geworden om je collega even mee te laten kijken op patiëntniveau. Vanuit het systeem halen ze de beelden op die ze nodig hebben en dat wordt gepresenteerd in een viewer. In één oogopslag zien ze de relevante en actuele data en beelden van die ene patiënt overzichtelijk op hun scherm. Door de sterke integratie met ons EPD van Chipsoft is het voor de specialist makkelijk om in één keer alle relevante zaken van de patiënt te vinden.”
Wat is volgens jou het geheim van dit succes?
“Leiderschap. Zowel bij medisch specialisten als de I&A-organisatie. Wil je op het digitale domein succesvol worden met elkaar, dan moet je versimpelen. Werken met hele duidelijk architectuur en platformen. Houd je daar strak aan vast en durf je ‘nee’ te zeggen tegen complexiteit, dan kun je ongelooflijk succesvol worden.”
“In één oogopslag zien de gebruikers de relevanten en actuele data en beelden van die ene patiënt overzichtelijk op hun scherm.”
Heb je vaak ‘nee’ moeten zeggen?
“Heel vaak. Als een soort strenge vader. Knutseloefening hebben we niet toegestaan. HCM is hét platform en we werken met marktconforme standaarden. De zorg is al complex genoeg, dus we moeten de digitale architectuur simpel houden.”
Heb je met jouw ervaring tot slot nog een advies voor CIO’s van andere ziekenhuizen?
“Geef de medisch specialisten een leidende rol. De digitale oplossing moet voor hen werken en ze moeten ook hun collega’s mee willen nemen in de aanpak. Investeer daar in. Specialisten zijn goed opgeleid, maar niet altijd op het ICT-vlak. Neem daarom de tijd voor begeleiding en scholing bij de implementatie.”
Nog andere tips?
“Wees een beetje opportunistisch als je aan zo’n groot traject begint. Begin daar waar draagvlak zit en laat de mensen onderling de successen delen. Begin nooit bij het deel waar je de grootste hoofdpijn verwacht. Binnen HMC zeggen we altijd: ‘Dokters overtuigen dokters.’ Succes doet volgen. Dus als specialisten dat kunnen uitdragen naar elkaar, dan komt het resultaat vanzelf.”
“Heel vaak. Als een soort strenge vader. Knutseloefening hebben we niet toegestaan. HCM is hét platform en we werken met marktconforme standaarden. De zorg is al complex genoeg, dus we moeten de digitale architectuur simpel houden.”
Heb je met jouw ervaring tot slot nog een advies voor CIO’s van andere ziekenhuizen? “Geef de medisch specialisten een leidende rol. De digitale oplossing moet voor hen werken en ze moeten ook hun collega’s mee willen nemen in de aanpak. Investeer daar in. Specialisten zijn goed opgeleid, maar niet altijd op het ICT-vlak. Neem daarom de tijd voor begeleiding en scholing bij de implementatie.”
Robin Hoogduin en Eric van Egmond
